3.2 Doelgerichte samenwerkingen vormgeven
In de vorige sectie maakte je een overzicht van iedereen die een rol speelt in de zorg voor iemand, breed bekeken, van zelfzorg over informele tot professionele zorg. Nu gaan we na of die partners samenwerken op de meest doelgerichte manier.
Vaak werken de partners los van elkaar. Zelfzorg wordt ook onderbelicht. Er staat vaak zelfs een muur tussen informele en professionele zorg. Ook professionals werken op ‘eilandjes’, ‘multiprofessioneel’ (ieder apart rond dezelfde situatie) in plaats van ‘interprofessioneel’ (echt samen), ad hoc in plaats van in vast partnerschap.
Zo wordt zorg een complexe puzzel, die telkens opnieuw ad hoc gelegd moet worden. Legt ieder zijn puzzelstukje apart, dan is de zorg niet afgestemd op elkaar. Wordt er wel afgestemd? Dan is dat een hele klus net omdat de puzzel zo complex is.
Onderstaande afbeelding laat mooi zien hoe het aantal nodige communicatielijntjes snel de hoogte in gaat, wanneer het aantal partners stijgt. Als je dan ook nog steeds ad hoc met andere partners moet samenwerken…
“We moeten meer samenwerken”, luidt het vaak. Maar moet iedereen plots een ‘team’ worden? Nee. Is samenwerken per se hetzelfde als iedereen samenbrengen voor bvb. een maandelijks overleg? Nee.
Er zijn verschillende manieren van samenwerken. Hoe intensief je best samenwerkt, hangt af van hoe hard je elkaar nodig hebt om het samenwerkingsdoel te bereiken. En ook de samenwerkingsvorm laat je daar best van afhangen. Dat is doelbewust samenwerken.
Doel + hoe afhankelijk je bent van elkaar + intensiteit van samenwerken
=
meest geschikte samenwerkingsvorm
Er zijn dus drie ingrediënten die we moeten kennen om de meest geschikte samenwerkingsvorm te kiezen, namelijk ‘doel’, ‘afhankelijkheden’ en ‘samenwerkingsintensiteit’.
Wat volgt is geen strikt te volgen stappenplan, maar een kompas om beter de weg te vinden bij het kiezen van een samenwerkingsvorm.
Laat ons beginnen met het doel.
3.2.1 Doelen en benodigde partners oplijsten
Doelgerichte zorg vertrekt vanuit iemands levensdoelen, vanuit wat echt belangrijk is voor de persoon zelf. De opleidingsmodule van VIVEL leert je het concept kennen indien het nieuw is.
Een eerste stap om naar doelbewuste samenwerking te gaan, is op te lijsten welke potentiële partners betrokken zijn bij elk doel van een persoon:
– Doel 1: persoon zelf, informele zorger 1, professional 1, …
– Doel 2: …
3.2.2 Afhankelijkheden in kaart brengen
De tweede stap bestaat uit het in kaart brengen van de wederzijdse afhankelijkheden tussen de partners per doel: zijn er activiteiten die eigenlijk met elkaar te maken hebben? In welke mate?
|
Onafhankelijk van anderen | Afhankelijk van elkaar + mate van (beperkt, gedeeltelijke overlap, grote overlap) |
Doel 1: bvb. huis toegankelijk maken |
| – Informele zorger 1, ergotherapeut, klusjesdienst: grote overlap – |
Doel 2: bvb. diagnosestelling MS | Neuroloog | – |
Je kan de afhankelijkheden ook visueel maken door ze te tekenen (blauwe lijnen):
Bovenaan zie je de persoon met de zorgvraag. Errond situeren zich een aantal partners, informeel en professioneel. De blauwe lijnen tonen de afhankelijkheden tussen de partners. Elke partner is natuurlijk afhankelijk van de persoon met de zorgvraag. Enkel de blauwe lijn tussen de persoon met zorgvraag en de informele spilfiguur (rode figuur) is getrokken om die bijzondere afhankelijkheid weer te geven.
Na het tekenen van de afhankelijkheden, kan je ook de huidige samenwerkingsrelaties tussen partners tekenen (oranje lijnen):
Aansluitend kan je de vraag stellen: werkt iedereen al samen die eigenlijk afhankelijk is van elkaar om bepaalde doelen te bereiken? Visueel wordt al snel duidelijk dat niet elke blauwe lijn correspondeert met een oranje lijn. Sommige partners die eigenlijk van elkaar afhankelijk zijn, werken nog niet samen…
Dat is alvast een eerste werkpunt. Maar in de volgende stap verfijnen we de vraag naar: werkt iedereen samen volgens de juiste samenwerkingsintensiteit?
3.2.3 Van afhankelijkheid naar samenwerkingsintensiteit
De derde stap koppelt de mate van wederzijdse afhankelijkheid aan een intensiteit van samenwerken. Onderstaande figuur laat zien hoe weinig tot niet afhankelijke betrokkenen zich kunnen beperken tot ‘doorverwijzen’, terwijl bij een beperkte afhankelijkheid minstens ‘informatie delen’ nodig is. Bij grotere afhankelijkheden is ‘actief afstemmen op elkaar’ nodig of zelfs ‘samen doen’.
In de visuele weergaven kan je nagaan of de ideale samenwerkingsintensiteit (bvb. actief afstemmen, gezien de gedeeltelijke wederzijdse afhankelijkheid tussen twee partners) gereflecteerd wordt in de intensiteit van de effectieve samenwerkingsrelatie (bvb. doorverwijzen). Een mismatch tussen beide, zoals hieronder, is opnieuw een reden om in te grijpen.
Hoe je die samenwerkingsintensiteit kan vertalen naar een meer concrete samenwerkingsvorm, zie je in de volgende stap.
3.2.4 Kiezen voor de geschikte samenwerkingsvorm
Tot slot is het kwestie om na te denken over de meest geschikte samenwerkingsvorm, en de mate waarin dat ad hoc dan wel proactief vormgegeven kan worden.
Rond elke persoon met een zorgvraag vormt zich een andere groep van partners. Buurtbewoner 1 gaat bij huisarts X en thuisverpleegkundige Y, terwijl buurtbewoner 2 naar huisarts A en thuisverpleegkundige Y gaat, buurtbewoner 3 naar huisarts X en thuisverpleegkundige Z, … De steeds wisselende samenwerkingspartners maken het moeilijk om elkaar te leren kennen, tijd te vinden om af te stemmen, …
Partners die elkaar vaak nodig hebben, gaan een proactieve samenwerking aan. Dit kan informeel of formeel geregeld zijn. Informeel betekent dat ze geen samenwerkingscontract hebben, maar ernaar streven patiënten te ‘delen’, regelmatig af te stemmen of zelfs activiteiten samen uit te voeren. Een structureel gedeeld patiëntenbestand en regelmatig overleg maken samenwerken eenvoudiger dan samenwerken steeds ad hoc te moeten regelen. Ze kunnen ook een formeel samenwerkingsverband hebben, al dan niet in een gedeelde praktijk.
Hieronder zie je de vorm die de samenwerking aanneemt voor elke samenwerkingsintensiteit, naargelang die ad hoc dan wel proactief georganiseerd wordt. Helaas zien we in de praktijk nog veel ad hoc samenwerking, ook wanneer potentiële partners een grote wederzijdse afhankelijkheid hebben en intensief zouden moeten samenwerken…
| Ad hoc | Proactief |
Doorverwijzen | Ongespecifieerd doorverwijzen, generieke standaardbrief | Standaardbrief naargelang doelen, aandoening, partner, … |
Informatie delen | Niet-afgestemde IT, onvolledige/inefficiënte gegevensdeling | Doorverwijsbrieven op maat met geïndividualiseerde relevante info, zorgpaden, gekoppelde IT |
Actief afstemmen | Bellen, mailen, vergaderen o.b.v. noden en mogelijkheden van moment | Vaste overlegmomenten + korte lijnen |
Samen activiteiten doen | Eenmalig, wisselend partnerschap | Vast partnerschap, team, praktijk/centrum, netwerk |
*De oplijsting van mogelijke samenwerkingsvormen in deze tabel is niet volledig. | ||
In de visuele weergave komt de denkoefening ‘full circle’ wanneer de mate van afhankelijkheid, samenwerkingsintensiteit en samenwerkingsvorm op elkaar afgestemd geraken:
Het moet overigens gezegd dat een proactief, vast partnerschap niet enkel loont wanneer er samen activiteiten geleverd moeten worden, maar ook wanneer er enkel passief informatie gedeeld moet worden of actief afgestemd. Het is dan namelijk makkelijker om bvb. IT af te stemmen, vaste overlegmomenten te prikken en korte lijnen te onderhouden met een select aantal vaste partners dan met een veelheid aan ‘losse’ partners. Want anders explodeert het aantal communicatielijnen…
3.2.5 Van papier naar praktijk
Met voorgaande stappen heb je wellicht op papier de denkoefening gemaakt: met welke partners zou je beter intensief samenwerken? Welke samenwerkingsvorm hoort daar dan bij?
Ook al zal op de meest geschikte manier samenwerken niet altijd lukken, zich de onderlinge afhankelijkheden realiseren is op zich al heel belangrijk.
Vanuit dat besef kan je het gesprek aangaan, lopende samenwerkingen verbeteren en hopelijk zelfs meer proactief gaan samenwerken.
Laat je in je zoektocht naar vaste samenwerkingspartners leiden door die mate van afhankelijkheid, maar zeker ook door de openheid van de potentiële partner, het enthousiasme, de tijd die ze effectief willen en kunnen investeren in de samenwerking, …