Hoe bereid je een teamoverleg voor?
Een goede voorbereiding is cruciaal om een effectief en efficiënt teamoverleg te ervaren. Om deze voorbereiding te faciliteren worden agenda’s opgesteld die de zorgverleners voor de aanvang van de meeting kunnen inkijken. Daarnaast kunnen voor de start van de meeting bepaalde rollen verdeeld worden onder de teamleden.
Getuigenis zorgverlener:
“…dat werd dan ook voorbereid door de verpleegkundigen. Dus als verantwoordelijke voor de diabetespatiënten ging ik dan alles oplijsten van wat er moest gebeuren…”
Elk teamlid handelt semi-autonoom.
Dit betekent dat:
- Een teamlid handelt binnen de beperking van zijn/haar eigen domein.
- Deze teamleden zullen voortdurend samen beslissingen nemen om aan hun eigen noden en voorkeuren te voldoen en te bespreken welk stappenplan ze hiervoor nodig hebben.
Daarnaast is elk teamlid evenveel verantwoordelijk voor het bestuur en de beslissingen die worden genomen binnen het team.
Rolverdeling tijdens overleg.
Om tot een constructief overleg te komen kunnen volgende rollen worden verdeeld.
1. Secretaris: Onderhoudt alle documenten die te maken hebben met overlegmomenten.
2. Facilitator: Zorgt ervoor dat meetings vlot verlopen en dat iedereen in de meeting zeggenschap heeft.
3. Afgevaardigde: Zorgt ervoor dat info wordt gedeeld met zorgverleners buiten de cirkel.
4. Leider/coördinator: Zorgt ervoor dat alles volgens de visie van de organisatie verloopt en dat de einddoelen worden behaald.
In een team met meer dan vier leden krijgt niet iedereen een rol toebedeeld. Deze teamleden krijgen operationele rollen die ad hoc worden bepaald, volgens de noden van de opdrachten.
Een teamlid kan meer dan één rol op zich nemen.
Aan de slag!
Drie grote vragen komen aan bod.
- Hoe stel je een agenda op?
- Hoe bereid je je voor als participant?
- Hoe duid je een facilitator aan?
Hoe stel je een agenda op?
- Maak een agenda klaarg voor de meeting.
- Doe dit niet alleen, maar in team.
- Help je collega’s eventueel bij hun voorbereiding.
- Gebruik hiervoor de template in Bijlage ‘template agenda overleg’.
- Beslis samen:
- Wat de driver van de meeting is?
- Wat je verwacht van de meeting?
- Hoe deze meeting zal verlopen?
- Hoe lang de meeting zal duren en hoeveel tijd het inneemt om dit voor te bereiden.
- Wat de participanten moeten doen om zich voor te bereiden.
Hoe bereid je je voor als participant?
Als participant moet je:
- De agenda op voorhand bekijken en jezelf voorbereiden op de topics.
- Een lijst maken met zaken waarmee je niet akkoord bent.
- Verbeteringen suggereren op basis van de vorige vergadering(en).
Hoe duid je een facilitator aan?
Duid iemand aan die:
- Overleg vlot laat verlopen.
- Zorg dat iedereen aan bod komt.
- Zorg dat teamleden zich focussen op het agendapunt dat aan de orde is.
- De tijd in het oog houdt.
- Op het einde van de meeting een korte samenvatting geeft.